Politique de protection des données

Version du 19 octobre 2026

En visitant notre site Internet, en prenant contact avec le Centre PEPS-E, en participant à nos formations ou en souscrivant à nos services (newsletters, formations, événements, …), vous nous communiquez des données à caractère personnel vous concernant.

Notre Centre de psychothérapie et de pratiques spécialisées accorde une importance particulière au respect de votre vie privée et à la protection de vos données à caractère personnel.

La présente politique a donc pour objectif de vous détailler les modalités de collecte, de traitement et de conservation de vos données, ainsi que les garanties mises en place pour en assurer la confidentialité et la sécurité.

Elle précise, pour chaque traitement réalisé par le Centre PEPS-E, les éléments suivants : la finalité poursuivie, la base de licéité du traitement, les catégories de données concernées, la durée de conservation ainsi que les destinataires éventuels de ces données.

Vous y trouverez également des informations sur vos droits en matière de protection des données et sur la manière de les exercer.

Identification du responsable de traitement

Vos données à caractère personnel sont traitées par la SRL PEPS-E (ci-après PEPS-E ou le Centre), dont le siège social est situé Rue du Batty 52, 4000 Liège – Belgique enregistrée à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0764.709.495, agissant en tant que responsable du traitement.

POURQUOI TRAITONS-NOUS VOS DONNÉES ?

Nous effectuons les traitements de données à caractère personnel suivants :

1. Traitement des données à caractère personnel de nos client(e)s et participant(e)s à nos formations et événements

1.1. Gestion administrative et comptable

Finalité	Les données que vous nous transmettez sont traitées pour assurer la gestion administrative ainsi que la gestion comptable et fiscale de votre dossier ou des services que vous nous commandez (formations, événements, services en ligne, …) – y compris pour les demandes de remboursement éventuelles.
Base(s) de licéité	Le traitement de ces données est indispensable à l’exécution du contrat qui nous lie (article 6.1.b du RGPD), notamment la facturation de nos prestations et leur récupération, la notification d’une modification de nos conditions générales ou de la Politique de protection des données (notamment de nouvelles finalités). Le traitement de ces données est également nécessaire à la réalisation de nos obligations légales, notamment en vertu du Code de droit économique, du Code des impôts sur les revenus de 1992 et du Code de la T.V.A. en matière fiscale et comptable (article 6.1.c du RGPD).
Catégories de données	Il s’agit de vos données d’identification (nom, prénom, e-mail, adresse, numéro de téléphone), factures émises et paiements et de vos données financières (banque, n° de compte).
Durée	Les données sont traitées pour une durée de 10 ans à compter de la clôture de votre dossier.
Destinataire	Ces données peuvent être communiquées à l’administration fiscale. De même, leur communication à nos prestataires de service et sous-traitants (prestataires informatiques, comptable, réviseur) pourrait être nécessaire.

1.2. Notre service de newsletters

Finalité	Si vous avez souscrit à notre service de newsletters, nous traitons vos données afin de vous communiquer gratuitement des lettres d’information sur support papier et/ou par voie électronique.
Base(s) de licéité	Les données sont traitées sur base de l’exécution du contrat de fourniture de service (article 6.1.b du RGPD). Les données sont traitées sur la base de notre intérêt légitime à promouvoir nos services (article 6.1.f du RGPD). Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données via notre canal de communication ou au moyen du lien de désinscription figurant dans chaque newsletter.
Catégories de données	Il s’agit de vos nom, prénom et adresse e-mail.
Durée	Les données sont traitées jusqu’à ce que vous mettiez fin à ce service gratuit, et au plus tard jusqu’à la fermeture de votre compte client.
Destinataire	La communication de vos données à nos prestataires de service et sous-traitants (prestataires informatiques, emailing et publipostage…) pourrait également être nécessaire.

1.3. Nos formations et événements

Finalité	Si vous vous inscrivez à une de nos formations et/ou l’un de nos événements (en ligne ou en présentiel), nous serons amenés à traiter vos données en vue d’assurer votre inscription à ces formations/événements (y compris pour l’application des réductions) ainsi que pour l’organisation et le suivi de la formation et/ou l’événement. Nous pourrions également être amenés à traiter vos données afin de promouvoir nos formations sur les réseaux sociaux. Enfin, vos données pourraient être traitées dans le cadre d’enquêtes de satisfaction que nous menons à la fin de certaines de nos formations/événements.
Base(s) de licéité	Le traitement de vos données est indispensable à l’exécution du contrat qui nous lie dans le cadre de la formation à laquelle vous avez souscrit (article 6.1.b du RGPD). Votre image est traitée avec votre consentement (article 6.1.a du RGPD), dès lors que vous êtes libre d’activer ou d’éteindre votre caméra selon votre choix. Les données traitées dans le cadre des enquêtes de satisfaction le sont sur base de l’intérêt légitime de PEPS-E à évaluer et à améliorer la qualité de ses formations et événements (article 6.1.f du RGPD). Lorsque vous nous transmettez votre curriculum vitae afin de solliciter une dérogation aux prérequis d’une formation, ces données sont traitées à votre demande, dans le cadre de mesures précontractuelles (article 6.1.b du RGPD).
Catégories de données	Il s’agit de vos nom, prénom, profession, adresse e-mail, ainsi que, le cas échéant, votre image. Dans le cas d’une réclamation de réduction étudiante ou de réduction pour les membres AFTD, le scan d’une carte d’étudiant ou l’attestation de membre AFTD à jour de cotisation. Ces documents sont uniquement utilisés pour vérifier votre droit à la réduction et sont supprimés dès cette vérification effectuée. Dans le cas où vous nous faites parvenir votre curriculum vitae (car vous ne possédez pas les prérequis demandés pour suivre nos formations mais désirez tout de même y participer), toute information se trouvant dessus.
Durée	Nous conservons vos données de contact à cette fin un an après la formation / l’événement. Les données comptables (factures, paiements) sont conservées conformément à la section « Gestion administrative et comptable ».
Destinataire	La communication de vos données à nos prestataires de service et sous-traitants (prestataires informatiques de billetterie…) pourrait être nécessaire. Lorsqu’une formation est organisée en collaboration avec un organisme partenaire (par exemple une université ou un institut de formation), certaines de vos données peuvent lui être communiquées, dans la seule mesure nécessaire à ses propres obligations : émargement, délivrance des attestations de participation, évaluation de la qualité de la formation ou enregistrement de la formation suivie en vue d’une certification. L’organisme partenaire, les finalités et les données concernées vous sont indiqués lors de votre inscription. Cette communication est encadrée par un accord écrit qui interdit toute autre utilisation de vos données, notamment à des fins commerciales.

1.4. Promotion de nos services

Finalité	Si vous avez souscrit à notre service de newsletters et/ou si vous vous êtes inscrit à une des formations que nous dispensons (ou à un de nos événements), nous sommes susceptibles de traiter vos données afin de vous informer de nos actualités, de nos formations et des services dispensés par notre Centre qui seraient susceptibles de vous intéresser. Par ailleurs, moyennant votre consentement préalable, nous pouvons publier des photos ou vidéos prises lors de nos formations et événements sur notre site Internet et sur nos réseaux sociaux afin de promouvoir nos activités.
Base(s) de licéité	Ces données sont traitées sur la base de notre intérêt légitime à promouvoir nos services auprès des personnes accédant déjà à nos services (article 6.1.f du RGPD). L’envoi de communications électroniques promotionnelles aux personnes ayant déjà participé à nos formations ou événements porte exclusivement sur des services analogues à ceux dont elles ont bénéficié ; vous avez la possibilité de vous y opposer gratuitement et simplement lors de la collecte de vos coordonnées et dans chaque message. La publication de votre image sur notre site Internet et nos réseaux sociaux repose sur votre consentement (article 6.1.a du RGPD), que vous pouvez retirer à tout moment. Le droit à l’image (article XI.174 du Code de droit économique) est également respecté.
Catégories de données	Il s’agit de vos nom, prénom et adresse e-mail (ou adresse postale le cas échéant), ainsi que, moyennant votre consentement, votre image (photos ou vidéos).
Durée	Les données sont traitées jusqu’à ce que vous vous y opposiez et, au plus tard, pendant 3 ans à compter de notre dernier contact (dernière participation à une formation ou à un événement, dernière interaction avec nos communications). Les images publiées sont retirées dès le retrait de votre consentement.
Destinataire	La communication de vos données à nos prestataires de service et sous-traitants (prestataires informatiques, emailing et publipostage…) pourrait être nécessaire.

1.5. Contentieux liés à notre responsabilité

Finalité	Nous pourrions être amenés à traiter vos données pour défendre nos intérêts en justice dans le cadre d’un éventuel contentieux.
Base(s) de licéité	Ces données sont traitées sur base de notre intérêt légitime à assurer la défense de nos intérêts (article 6.1.f du RGPD). Le traitement de données sensibles peut être nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense d’un droit en justice (article 9.2.f du RGPD).
Catégories de données	Il peut s’agir de toutes les données pertinentes pour le litige concerné et notamment vos nom, prénom, image, profession, domicile ou résidence, numéro de téléphone et de fax, adresse e-mail, date et lieu de naissance, état civil, numéro de registre national et de carte d’identité, numéro de compte bancaire, historique des transactions financières, identifiants, mots de passe, connexions (en cas d’utilisation de notre extranet), correspondances, etc.
Durée	Les données sont conservées pendant le délai de prescription applicable (en principe 10 ans à compter de la fin de notre relation contractuelle) et, en cas de litige, jusqu’à l’issue définitive de celui-ci (épuisement des voies de recours).
Destinataire	La communication de vos données à notre avocat, aux autres parties ou aux avocats de celles-ci, aux tribunaux, à des experts, conseils techniques, notaires, médiateurs, arbitres ou huissiers, organismes bancaires ou d’assurances sera peut-être nécessaire. De même, cette communication pourrait également être nécessaire vis-à-vis de nos prestataires de service (prestataires informatiques, comptable).

1.6. Gestion et suivi des demandes et plaintes

Finalité	Nous traitons vos données afin d’assurer la gestion efficace de notre relation client et de répondre à toutes vos interrogations, réclamations ou requêtes. Cela inclut notamment la réception, l’enregistrement, le traitement et le suivi des réclamations ou plaintes (par exemple lorsqu’elles concernent nos formations). Nous assurons également la gestion du service d’assistance et de la relation client/patient, afin d’être en mesure de vous accompagner au mieux. Enfin, ce traitement nous permet de répondre utilement à vos demandes, y compris lorsque vous exercez les droits sur vos données personnelles qui vous sont garantis par le RGPD.
Base(s) de licéité	Le traitement de vos données pour la gestion et le suivi des demandes et plaintes repose sur plusieurs bases légales. Il peut tout d’abord découler de l’exécution du contrat qui nous lie (article 6.1.b du RGPD), notamment lorsque votre demande ou votre plainte concerne directement l’un de nos services souscrits, tels que nos formations. Il s’appuie également sur notre intérêt légitime (article 6.1.f du RGPD), qui consiste à maintenir une relation commerciale de qualité, à améliorer nos services et, le cas échéant, à assurer la défense de nos intérêts en cas de litige. Enfin, ce traitement peut être fondé sur le respect de nos obligations légales (article 6.1.c du RGPD), en particulier lorsque nous devons répondre aux requêtes relatives à l’exercice de vos droits en vertu du RGPD.
Catégories de données	Les données traitées varient selon la nature de la requête ou de la plainte, mais incluent généralement les informations nécessaires pour vous identifier, vous recontacter et traiter votre demande. Il peut s’agir de vos données d’identification, telles que votre nom et votre prénom, ainsi que de vos données de contact, comme votre adresse e-mail ou votre numéro de téléphone. Sont également prises en compte toutes les informations contenues dans vos correspondances, réclamations ou requêtes, ainsi que les éléments utiles à l’instruction et à la réponse qui y sera apportée.
Durée	Vos données relatives à la gestion des demandes et plaintes seront traitées pour la durée nécessaire au traitement de la requête concernée. De manière générale, ces données sont conservées pendant 5 ans à compter de la clôture de votre dossier ou de la dernière mission que vous nous avez confiée, afin de répondre à nos obligations administratives et en cas d’éventuels contentieux.
Destinataire	Vos données peuvent être communiquées à nos prestataires de service et sous-traitants (tels que les prestataires informatiques ou les hébergeurs). De même, en cas de besoin de défense de nos intérêts suite à une plainte ou une réclamation, la communication pourrait être nécessaire à notre avocat, aux tribunaux ou à d’autres parties impliquées dans un éventuel contentieux.

2. Traitement des données à caractère personnel des internautes

2.1. Gestion des comptes clients sur le site de PEPS-E

Finalité	Les informations que vous nous communiquez sont utilisées afin d’assurer la gestion des services en ligne que vous souhaitez obtenir lors de votre inscription sur notre site par la création d’un compte client.
Base(s) de licéité	Le traitement de ces données est nécessaire à l’exécution du contrat conclu lors de la création de votre compte (conditions d’utilisation du site) et des services que vous commandez par ce biais (article 6.1.b du RGPD).
Catégories de données	Il s’agit de vos données d’identification (nom, prénom, e-mail, adresse) et éventuellement (car facultatif) de votre profession, numéro de téléphone, numéro BCE et numéro TVA.
Durée	Les données sont traitées pour une durée de 4 ans à compter du dernier contact, sauf suppression anticipée de votre compte à votre demande.
Destinataire	Ces données sont communiquées à WEBADEV, notre sous-traitant en charge de l’infrastructure numérique.

2.2. Cookies

Finalité	Nous utilisons sur https://www.peps-e.be/ des cookies. Pour plus d’informations concernant la finalité des cookies utilisés, nous vous invitons à consulter notre Politique de cookies.
Base(s) de licéité	Cookies techniquement essentiels et à finalités fonctionnelles (nécessaires) : nécessité pour l’exécution du service (article 6.1.b du RGPD). Autres cookies : l’utilisation des autres cookies (notamment les cookies de mesure d’audience et les cookies de tierce partie, pour lesquels PEPS-E peut être responsable conjoint du traitement), est soumise à votre consentement préalable (article 6.1.a du RGPD). Vous pouvez refuser que ces cookies soient installés sur votre appareil. L’accès à notre site ne vous sera pas, pour autant, refusé. Toutefois, certaines fonctionnalités risquent de ne pas être disponibles.
Catégories de données	Les cookies placés (pour plus d’informations, consultez notre Politique de cookies), ainsi que la preuve de votre consentement au placement de cookies de tierce partie.
Durée	Les cookies ont généralement aussi une date d’expiration. Certains cookies sont par exemple automatiquement supprimés lorsque vous fermez votre navigateur (ce que l’on appelle les cookies de session), tandis que d’autres restent plus longtemps sur votre ordinateur, parfois même jusqu’à ce que vous les supprimiez manuellement (ce que l’on appelle les cookies permanents). Pour plus d’informations sur la durée de vie des cookies placés, consultez notre Politique de cookies.
Destinataire	- Google Analytics De même, une communication à nos prestataires de service et sous-traitants (prestataires informatiques, hébergeurs) pourrait également être nécessaire.

2.3. Visite de nos réseaux sociaux

Finalité	Les données que vous communiquez en visitant nos pages sur les réseaux sociaux sont ou pourraient être traitées conjointement par le réseau social et PEPS-E pour les finalités suivantes : - la collecte de certaines données au moyen de cookies ; - l’amélioration par le réseau social de son système de publicité ; - l’obtention de statistiques d’audience de la page. Les politiques d’utilisation des données personnelles de chaque réseau social peuvent être trouvées en cliquant sur les liens suivants : - Facebook et Instagram - Linkedin - Youtube Les statistiques d’audience établies par le réseau social sont uniquement transmises sous une forme anonymisée à PEPS-E pour administrer la page.
Base(s) de licéité	Ces données sont traitées sur base de notre intérêt légitime à obtenir des statistiques sur les visiteurs de la page de façon à promouvoir adéquatement notre page (article 6.1.f du RGPD).
Catégories de données	Données liées à votre compte, données liées au partage de contenu ou aux communications que vous entretenez avec d’autres personnes.
Durée	Ces données sont ou pourraient être traitées aussi longtemps que la page existe et que vous la visitez.
Destinataire	Le réseau social concerné (Meta Platforms Ireland Ltd pour Facebook et Instagram, LinkedIn Ireland Unlimited Company, Google Ireland Ltd pour YouTube), en qualité de responsable conjoint du traitement (article 26 du RGPD).

3. Traitement des données à caractère personnel des candidat(e)s à un poste vacant et/ou spontané

Finalité	Si vous nous adressez votre candidature, vos données seront traitées à votre demande en vue d’évaluer la possibilité d’une relation contractuelle.
Base(s) de licéité	Les données sont traitées pour les besoins de notre potentielle future relation contractuelle et pour l’exécution des mesures précontractuelles (article 6.1.b du RGPD).
Catégories de données	Vos données d’identification (nom, prénom, date de naissance, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone) ainsi que toute information se trouvant sur votre curriculum vitae et/ou lettre de motivation.
Durée	Les données des candidats non-retenus seront conservées pour une durée d’1 an après la fin de la procédure de recrutement. Les données des candidats retenus sont versées dans leur dossier du personnel et traitées conformément à notre Politique de protection des données – Relations professionnelles.
Destinataire	La communication de vos données à nos prestataires de services et sous-traitants (prestataires informatiques, hébergeur…) pourrait être nécessaire.

Localisation de vos données

Dans l’Union européenne – Vos données sont en principe exclusivement stockées sur des serveurs localisés au sein de l’U.E.

En cas de transfert hors de l’Union européenne – En principe, nous n’effectuons aucun transfert de vos données à caractère personnel en dehors de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen. Certains outils tiers que nous utilisons (par exemple Google Analytics ou les réseaux sociaux) peuvent toutefois impliquer un transfert de données vers les États-Unis.

Dans l’hypothèse exceptionnelle où certains de nos prestataires ou sous-traitants seraient situés en dehors de l’Union européenne, nous veillons à ce que ces transferts soient encadrés par une décision d’adéquation de la Commission européenne (par exemple, le cadre de protection des données UE–États-Unis « Data Privacy Framework » pour les entreprises certifiées) ou, à défaut, par des garanties appropriées telles que les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne (articles 45 et 46 du RGPD).

Vous pouvez obtenir des informations complémentaires sur ces garanties, ainsi qu’une copie de celles-ci, sur simple demande.

Protection de vos données

Sécurité technique et organisationnelle – Nous mettons en œuvre toutes les mesures nécessaires en vue d’assurer un niveau adéquat de sécurité concernant vos données, notamment en vue de les prémunir de toute fuite, perte, destruction, divulgation publique, accès non autorisé ou autre usage abusif.

Droits et manière de les exercer

Information – Ce droit est exercé par le biais du présent document. Si parmi les données traitées figurent les données de votre personnel, vous vous portez fort de leur faire prendre connaissance de ce document.

Accès et rectification – Vous disposez du droit d’accéder à vos données et de les faire rectifier le cas échéant.

Opposition – Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données que nous faisons sur la base de notre intérêt légitime. Lorsque vos données sont traitées à des fins de prospection, vous pouvez vous y opposer à tout moment, sans devoir motiver votre demande, notamment au moyen du lien de désinscription figurant dans chacune de nos communications.

Retirer votre consentement – Lorsque les données sont traitées en vertu de votre consentement, vous pouvez à tout moment revenir sur cette décision, sans remettre en cause le traitement passé.

Effacement – Vous pouvez obtenir l’effacement de vos données ou la limitation du traitement dans les conditions prévues aux articles 17 et 18 du Règlement général sur la protection des données.

Portabilité – Les données que vous nous avez fournies peuvent vous être communiquées ou transmises à un confrère sous format électronique.

Décision individuelle automatisée – Nous ne prenons aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative.

Pour plus d’informations sur vos droits :

https://www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen/vie-privee/quels-sont-mes-droits-

En tant que responsable de traitement de vos données, PEPS-E SRL (4000 Liège, Rue du Batty 52 - Tél. +32 479 17 63 25 ou e-mail : c.martins@peps-e.be) se tient à votre disposition pour toute question et pour toute demande relative aux droits exposés ci-dessus.

Si vous désirez de plus amples informations, ou si vous souhaitez introduire une réclamation, vous pouvez contacter l’Autorité de Protection des Données (Rue de la Presse, 35 – 1000 Bruxelles, Tél. + 32 2 274 48 00 – https://www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen/agir/introduire-une-plainte).

Modification

La présente politique peut, à tout moment, pour diverses raisons, faire l’objet de corrections, d’ajouts ou de modifications. La version la plus actuelle peut être consultée en permanence sur notre site Internet. Nous vous invitons à la consulter régulièrement.